Факсимильная подпись на счетах фактурах. Если в счете-фактуре факсимильная подпись

В соответствии с пунктом 6 статьи НК счет-фактура подписывается руководителем и главбухом организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом или доверенностью.

При этом использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено.

Таким образом счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету.

Такие разъяснения дает Минфин в письме .

Контрагент организации предлагает применять факсимильные подписи при документальном оформлении сделки. Возможны ли в этом случае негативные налоговые последствия при признании организацией расходов по налогу на прибыль и применении вычетов по НДС?

Да, возможны, ответил Минфин в письме .

Порядок оформления первичных учетных документов регулируется Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Одним из обязательных реквизитов является подпись лица (лиц), предусмотренного пунктом 6 части 2 Закона N 402-ФЗ, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (лиц).

Таким образом, с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Следовательно, при исчислении налога на прибыль организаций не учитываются расходы, которые документально не подтверждены.

Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету.

Налоговая инспекция обнаружила в ходе выезда на фирму счета-фактуры, подписанные при помощи факсимиле. Однако когда инспекторы пришли снова, чтобы произвести выемку, то все счета-фактуры оказались с подлинными подписями. Выходит, компания сама изготовила новые счета-фактуры в ходе проверки, - сделали вывод в инспекции и отказали в вычетах по НДС.

Суд , так как:

1) экспертизу давности изготовления документов налоговики не проводили;

2) тот факт, что договоры поставки были исполнены, инспекцией не оспаривается;

3) расходы по оплате данного товара, подтвержденные теми же документами, приняты налоговым органом без возражений.

Практика показывает, что наиболее частые претензии налоговики предъявляют к подписи лица, проставленной на документе. При этом в законодательстве не содержится требований к личной подписи, например, о количестве символов, наличия инициалов и пр. На что обращают внимание налоговые инспекторы, проверяя документы? На нажим росчерка, а также насколько «уверенно» он проставлен.

Будет ли электронный документ признан юридически значимым, если в него вставлена отсканированная собственноручная подпись руководителя организации? Документ создавался в программе word.

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 27.09.2011 N 4134/11 поставил окончательную точку в вопросе об исполнении подписей уполномоченных лиц в счетах-фактурах.

Как установлено судами всех инстанций и подтверждено материалами дела, подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах, заявленных в подтверждение вычета по НДС, были выполнены путем факсимильного воспроизведения.

Однако, положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Федеральный закон N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в силу которого документы по бухгалтерскому учету должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет за собой отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

Коллекция выгодных для налоговиков решений ВАС РФ пополнилась еще одним. Президиум ВАС решил, что факсимильные подписи руководителя и главного бухгалтера на счете-фактуре - достаточное основание для отказа в вычете НДС. Аргумент, приведенный в пользу этого вывода, до обидного формален: ни в ст. 169 НК РФ, ни в Законе о бухгалтерском учете "не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры".

ФАС Северо-Кавказского округа в отклонил довод о том, что проставление в счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении требований НК РФ.

ФАС отметил, что счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Принимая во внимание, что положениями НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры, а в силу положений закона о бухгалтерском учете данный первичный документ налогового и бухгалтерского учета должен содержать подлинные подписи соответствующих лиц, отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

Вчера Президиум ВАС РФ подтвердил, что подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах, выполненные путем факсимильного воспроизведения, свидетельствуют о несоблюдении порядка заполнения счетов-фактур и служат основанием для отказа в вычете.

В обоснование своей позиции по делу налогоплательщик ссылался на то, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не содержат запрета на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.

Налоговая инспекция же, напротив, настаивала на том, что положениями НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.

ВАС РФ поддержал довод налоговиков, указав, что счет-фактура, как первичный документ налогового и бухгалтерского учета должен содержать подлинные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

ФАС Волго-Вятского округа в подтвердил, что поскольку использование контрагентом в счетах-фактурах факсимильной подписи не являлось очевидным для покупателя, и было установлено только при проведении технической экспертизы, оснований для отказа в вычете не имеется.

ФАС отметил, что дефекты счетов-фактур сами по себе не могут являться основанием для отказа в вычете по НДС, поскольку данные счета-фактуры позволяют определить контрагентов по сделке, их адреса, объект сделки, количество поставляемых товаров, цену товара, а также сумму начисленного налога.

При этом использование налогоплательщиком права на вычет по НДС на основании счетов-фактур с факсимильной подписью является незаконным лишь при условии, что именно такой характер подписи был очевиден для налогоплательщика.

ФАС Поволжского округа в отклонил довод о том, что выполнение подписи факсимильной печатью не свидетельствует о порочности оформления первичных документов.

ФАС указал, что истцом не представлено письменного соглашения сторон об использовании при совершении сделок, в том числе при оформлении товарных накладных, факсимильного воспроизведения подписи.

Федеральным законом РФ "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Следовательно, судебные инстанции правомерно пришли к выводу о том, что спорные накладные составлены с нарушением требований действующего законодательства и не могут служить доказательством поставки, передачи товара покупателю в соответствии с условиями договора, в этой связи обязанности по их оплате не возникает.

ФАС Северо-Кавказского округа в пояснил, что выполнение подписи факсимильной печатью не свидетельствует о порочности оформления первичных документов.

В письме отмечается, что в случае, если обязанность по исчислению суммы налога возлагается на налоговый орган, не позднее 30 дней до наступления срока платежа налоговый орган направляет налогоплательщику налоговое уведомление.

При этом в налоговом уведомлении должны быть указаны размер налога, подлежащего уплате, расчет налоговой базы, а также срок уплаты налога.

Формы налоговых уведомлений на уплату налога на имущество физических лиц и транспортного налога утверждены Приказом ФНС РФ от 31.10.2005 N САЭ-3-21/551@.

Согласно гражданскому законодательству, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

При этом, согласно письму МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@, должностным лицам территориальных налоговых органов запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности.

Можно ли в документах реализации для покупателя (счете-фактуре, торг-12,ТТН) ставить факсимильную подпись менеджера, ответственного за выписку документа, если данное условие не будет согласовано в Договоре поставки сторонами? Спасибо.

Нет, нельзя. По мнению Минфина и налоговой использовать факсимиле на первичном документе (счете-фактуре, ТОРГ-12, УПД и др.) нельзя ( , ). Аналогичного мнения и суды (Президиум ВАС РФ в ).

Можно проставлять факсимиле на письмах, справках, выписках. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них не запрещено. Использовать факсимиле в первичке точно нельзя. Не используйте его на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, в этом случае не получится.

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 .

Семинары

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах и статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы» , выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13 , письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот момент Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.

Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя.

Счета-фактуры

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

К тому же против такой практики выступают налоговики и Минфин. Представители ведомств уверены, что факсимиле в счетах-фактурах незаконно, поскольку в статье 169 НК РФ, раскрывающей понятие счета-фактуры, нет указания на факсимильные подписи и возможность их использования. Поэтому счета-фактуры, в которых вместо печати будет стоять факсимиле, инспекторы точно не зачтут как подтверждение вычетов. На эту тему у Минфина есть множество сообщений, к примеру письмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33 .

Президиум ВАС РФ в уже упомянутом постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 высказал такую же позицию – использовать факсимиле в счетах-фактурах, как и в первичке, неправомерно.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Мы составили с контрагентом соглашение об использовании факсимильной подписи именно в счетах-фактурах. Это дает нам право ставить оттиск?
– К сожалению, нет. Многие налогоплательщики, как и вы, договариваются с контрагентами о факсимиле в счетах-фактурах, опираясь на пункт 2 статьи 160 ГК РФ. Но такая практика незаконна. Ведь порядок оформления счетов-фактур и бухгалтерских документов прописан не в Гражданском кодексе, а в законе о бухучете и Налоговом кодексе. И положения Гражданского кодекса на эту сферу не распространяются, поскольку это иная отрасль права. Поэтому соглашение, которое вы заключили, никакой юридической силы не имеет и не спасет вас во время проверки.

Конечно, можно попытаться оспорить такую позицию и настаивать на том, что неверная подпись не мешает налоговикам определить налогоплательщика и сумму налога. Соответственно, такая ошибка не может препятствовать вычету. Но шансы, что к вам прислушаются, крайне малы. Вывод: в счете-фактуре факсимиле использовать нельзя.

Налоговые декларации

Что касается налоговой отчетности, то и здесь факсимиле не очень-то приветствуется. В Налоговом кодексе сказано, что заверять декларации нужно либо собственноручной, либо электронной подписью. Какое-либо упоминание о факсимиле вообще отсутствует. Поэтому налоговики считают, что оттиск в данном случае неприменим.

Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ. Судьи считают, что оттиск, заверяющий декларацию, вовсе не свидетельствует о том, что налогоплательщик лично подтверждает достоверность сведений в декларации. А ведь это необходимое условие принятие декларации. В документе возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

Справедливо опасаясь таких рисков, ФНС декларации с факсимиле просто не принимает. Если вы отправите налоговую отчетность с оттиском вместо живой подписи, то считайте декларацию несданной.

Доверенности

В этом случае действует строгий и непреклонный запрет на факсимиле. И его устанавливают не только ведомства, но и закон.

Первый момент: факсимильная подпись предусмотрена для сделок – как для двусторонних, так и для многосторонних (ст. 160 ГК РФ). Но в ситуации с доверенностью у сделки только одна сторона, а значит, в данном случае это положение закона неприменимо. Второй момент: в статьях и 185.1 ГК РФ нет никаких указаний на то, что компании могут использовать факсимиле в доверенности. Что касается доверенности от юридического лица, то в ней также необходима живая подпись руководителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Суд придерживается такой же позиции (постановление ФАС Уральского округа от 13 сентября 2010 г. № Ф09-6609/10-С3).

Доверенность с факсимиле точно признают юридически ничтожной. А следовательно, недействительными будут все операции, которые совершены по документу доверенным лицом. Поэтому использовать факсимиле в доверенностях ни при каких обстоятельствах нельзя.

Налоговики, как правило, отказывают организациям в вычете НДС по счетам-фактурам с факсимильной подписью. Теперь сделать это им будет сложнее. Дело в том, что Высший арбитражный суд РФ в определении от 19 февраля 2010 г. № ВАС-755/10 указал, что организация имеет право заявить вычет по счету-фактуре с факсимиле.

Суть спора

Крестьянское хозяйство приобрело комбайн. От продавца был получен счет-фактура, на котором стояла факсимильная подпись руководителя. На основании этого документа «входной» НДС был принят к вычету. Однако инспекторы признали вычет неправомерным.

Аргументы у налоговиков были такие. В соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура должен подписываться руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными на то лицами. Документы без собственноручной подписи этих лиц не могут служить основанием для вычета НДС. Ведь в данном случае, по мнению чиновников, счет-фактура оформлен ненадлежащим образом.

Сельхозпредприятие не согласилось. Ведь пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ предоставляет сторонам возможность использовать при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования. Главное, чтобы контрагенты не возражали против этого.

Что решил суд

Судьи ВАС РФ с доводами представителей инспекции также не согласились. И вот почему.

Действительно, согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, счет-фактуру должны подписывать руководитель и главный бухгалтер. Однако Налоговый кодекс РФ не запрещает заверять счета-фактуры факсимильной подписью. Тем более что факсимиле является способом выполнения оригинальной подписи лично, а не ее копией.

Кроме того, суд принял во внимание тот факт, что обстоятельства по делу свидетельствовали о наличии реальных хозяйственных операций. Значит, сельхозпредприятие обоснованно заявило вычет по счету-фактуре, подписанному факсимиле.

Рассматриваемая ситуация непростая. В практике последних лет каждого из окружных арбитражных судов встречаются как положительные решения по данному вопросу, так и отрицательные. Например, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 23 марта 2010 г. по делу № А63-4300/2009-С4-9 судьи признали, что счета-фактуры с факсимиле соответствуют требованиям Налогового кодекса РФ. А в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 1 апреля 2008 г. № Ф08-1547/08-558А арбитры пришли к противоположному выводу.

К тому же чиновники настаивают, что принимать к вычету НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерно (см., например, письма Минфина России от 4 июня 2008 г. № 03-07-11/214, ФНС России от 17 мая 2005 г. № ММ-6-03/404@).

Однако ВАС РФ подтвердил, что факсимиле приравнивается к оригинальной подписи. И отказывать в вычете НДС по таким счетам-фактурам неправомерно. Не исключено, что претензий со стороны чиновников теперь будет меньше. Тем более что с 1 января 2010 года пункт 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ действует в обновленной редакции. Теперь ошибки в счетах-фактурах не являются основанием для отказа в вычете НДС, если они не препятствуют идентифицированию продавца (покупателя).

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО НЕ СОДЕРЖИТЗАПРЕТА НА ФАКСИМИЛЕ

В пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ сказано: «...использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования возможно в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ определено, что одним из обязательных реквизитов первичных документов являются личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. Однако не уточнено, что личной счи-
тается именно собственноручная подпись. Можно сделать вывод, что заверять факсимиле допустимо и «первичку».

• на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и суд ы Письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126 ;
• на бухгалтерской отчетности;
• на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п.) п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П. Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком Росси и п. 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И;
• на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие орган ы Письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/ , и, как правило, суд ы Постановления ФАС УО от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3; ФАС ЦО от 09.10.2007 № А09-8896/06-4; ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164 .

Что можно, а — что нельзя подписывать факсимиле

В качестве дополнительных аргументов судьи учитывают показания свидетелей и частичное погашение задолженности, свидетельствующее о ее признании должником (постановления АС ЗСО от 14.12.2019 № Ф04-4977/2019 по делу № А03-24052/2015, АС ДВО от 24.02.2016 № Ф03-245/2016 по делу № А51-13035/2015, АС МО от 10.09.2015 № Ф05-10841/2015 по делу № А40-100436/14 и др.).

Кроме этого, в официальную форму включены реквизиты, необходимые для правильного оформления первичного документа в соответствии со ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ о бухгалтерском учете, в том числе сведения о передаче/приемке товара, услуг, результатов работ; лице, ответственном за оформление операции.

Факсимиле на актах выполненных работ

Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году

Правовой статус факсимиле на данный момент законодательством не установлен, поэтому разрешением к его использованию служат взаимные соглашения сторон, исполненные в письменном виде и заверенные подлинными подписями. Само соглашение в этом случае составляется как приложение либо допсоглашение к основному договору. Оно оформляется в удобной для вас свободной форме с указанием:

Можно ли ставить факсимиле на приказах, актах, товарных накладных

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

По мнению чиновников, факсимиле на счетах-фактурах использовать нельзя.
Статья 160 ГК РФ допускает использование факсимиле при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Соответственно факсимиле применяется в гражданском обороте для подписания договора, если это предусмотрено условиями самого договора.
Счет-фактура служит основанием для принятия НДС к вычету или возмещению из бюджета, то есть непосредственно используется в отношениях, регулируемых налоговым, а не гражданским законодательством.
Налоговый кодекс РФ прямо не представляет возможности использования факсимильных подписей при оформлении счетов-фактур. Поэтому налоговые органы, руководствуясь письмом МНС России от 21 апреля 2004 г. N 03-1-08/1039/17 «О налоге на добавленную стоимость», отказывают организациям в праве на вычет или возмещение НДС, если счет-фактура заверен факсимильной подписью. Такой же позиции придерживается Минфин России в письме от 14 января 2003 г. N 04-05-12/01.
А вот арбитражная практика по данному вопросу складывается неоднозначно: есть решения судов и в пользу налогоплательщиков (см. постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 28 мая 2004 г. N Ф03-А16/04-2/1111), и в пользу налоговиков (см. постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 27 сентября 2004 г. N А05-2381/04-13). Предсказать, как поведет себя суд в случае возможного разбирательства, сложно, поэтому не рекомендуем вам использовать факсимиле при подписании счетов-фактур.

Подписание актов выполненных работ при помощи факсимиле

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

Об использовании факсимиле на различных документах

Недавнее Определение ВС РФ от 21.12.2019 № 305-ЭС17-20160 по делу № А41-55660/2015,безусловно, заслуживает внимания как подрядчиков, так и заказчиков. В данном деле нижестоящие суды взыскали в пользу подрядчика задолженность за выполненные работы по содержанию и текущему ремонту общего имущества 35 многоквартирных домов. Отказывая заказчику работ в передаче дела для пересмотра, судья Верховного суда отметил: подписание актов выполненных работ с использованием факсимиле подписи не противоречит положениям п. 2 ст. 160 ГК РФ с учетом сложившейся между сторонами практики принятия работ посредством использования при подписании актов факсимильной подписи, которые заказчик оплачивал .

Факсимильная подпись на акте КС-2

Спорные вопросы о возможности применения факсимиле в иных сферах не вызывают пристального внимания государственных чиновников, однако для судов данные вопросы остаются актуальными. Наличие клише в руках недобросовестных контрагентов, собственных сотрудников предприятия может привести к злоупотреблениям, рейдерским захватам, причинению материального ущерба. В этих случаях суды рассматривают факты применения факсимильной подписи с учетом специальных норм, наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи, сложившихся обычаев во взаимоотношениях между сторонами, добросовестности контрагентов.

Допускается ли на акте выполненных работ факсимильная подпись

Договоры и счета на оплату можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, так и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не осталось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписатьсоответствующее соглашение. Его фрагмент мы привели на рис. 1.

Использование при подписи первичных документов факсимили

Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Печать оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи, слово

11.6. В случае временной передачи материальных носителей аналога собственноручной подписи по решению должностного лица работнику своего секретариата, органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области на указанный период времени обеспечение правильности хранения и использования штампов с факсимиле возлагается соответственно на секретариат указанного должностного лица, работника органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области.

Факсимильная подпись

С 30 сентября 2015 года вступил в силу закон, касающийся электронного документооборота. В связи с этим событием у нас возник вопрос. Насколько правомерно было оформлять первичные документы (а именно акты выполненных работ), используя факсимильные подписи, до даты вступления в силу этого закона? Как сейчас обстоит дело с таким оформлением первичных документов?

Можно ли акт выполненных работ подписывать при помощи факсимиле

Вместе с тем и после вступления в силу Закона N 402-ФЗ судьи продолжают придерживаться мнения, что использование первичных документов с факсимиле в целях налогообложения неправомерно (смотрите, например, постановление Двадцатого ААС от 14.12.2019 N 20АП-7373/17, Пятого ААС от 07.12.2019 N 05АП-7382/17, Десятого ААС от 22.11.2016 N 10АП-14140/16, Девятнадцатого ААС от 21.06.2016 N 19АП-2735/16).

Возникают ли налоговые риски при использовании актов выполненных работ, подписанных с использованием факсимильного воспроизведения подписи руководителя

Таким образом, у налогоплательщиков, принимающих к вычету НДС на основании счетов-фактур, подписанных с использованием факсимиле, существуют налоговые риски. Однако если налогоплательщик примет решение принимать от контрагентов счета-фактуры, подписанные с использованием факсимиле, то при обосновании своего права на налоговый вычет он может ссылаться на второй абзац п. 2 ст. 169 НК РФ, где указано, что ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога. Использование факсимильной подписи в счете-фактуре не препятствует налоговым органам в определении всех перечисленных показателей. Следовательно, рассматриваемый способ заполнения счета-фактуры не может являться основанием для отказа в принятии покупателем сумм НДС, предъявленных продавцом, к вычету.

Иные варианты подписания счетов-фактур

Интересно, что, по мнению арбитражных судов, подражание подписи генерального директора на счете-фактуре находится в рамках закона, а впечатывание текста в подписанный им бланк - нет.

Факт подписания отдельных счетов-фактур не руководителем, а другими лицами с подражанием его подписи (что следует из заключения эксперта), сам по себе не влечет вывод о необоснованном возмещении НДС по всем счетам-фактурам. Компания в целях урегулирования с инспекцией спора относительно подписания документов заключила с контрагентами соглашения о подписании дубликатов документов. Сторонами при наличии оригиналов документов были подписаны дубликаты спорных документов и установлено, что указанные документы считаются действительными, поскольку подписаны непосредственно руководителями. Судьи сделали основанный на материалах дела вывод о том, что налоговый орган не доказал, что совершение спорных хозяйственных операций направлено на получение обществом необоснованной налоговой выгоды (см. постановление АС Северо-Кавказского округа от 17.08.2015 N Ф08-4861/15).

В другом деле экспертиза показала, что спорное письмо было изготовлено путем монтажа, а именно: сначала были напечатаны реквизиты бланка и строка "Генеральный директор ООО....", затем была выполнена подпись, а после этого был впечатан текст письма. Суд разъяснил, что подпись является важнейшим реквизитом документа, составленного в письменной форме. Подписью завершается составление договора, она подтверждает, что содержание договора соответствует действительной воле стороны. Таким образом, в соответствии с требованиями закона первоначально составляется сам договор, согласовываются его условия и только после этого договор скрепляется подписью. Иная последовательность действий лишает составленный таким образом документ доказательственной силы (см. постановление АС Дальневосточного округа от 20.05.2015 N Ф03-1153/15).

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.